Het draait bij Romion Health

Romion heeft geen pakket gekocht en zijn manier van werken daaraan aangepast. Het heeft beschreven hoe het werkt, en dat werd het systeem. Verandert Romion hoe het werkt, dan past het de specificatie aan, probeert de wijziging en brengt een goedgekeurde nieuwe versie uit.

Werkt iets niet, dan zegt degene die het merkt dat op de plek waar het gebeurt, en de volgende versie is beter. Niemand wacht tot een softwareleverancier eraan toekomt.

Meer over Romion Health: romionhealth.com

Een bureau van dertien mensen, waarvan de hele bedrijfsvoering op CaseFlows draait:

• Mensen: verlof, sollicitaties, onboarding en een pool van consultants, met voor iedere medewerker de eigen uren, declaraties en het eigen dossier.
• Projecten: van opzet tot evaluatie, met de klant als rol in het proces in plaats van ontvanger van een e-mail. Met een capaciteitsplanner en urenregistratie.
• Verkoop en facturatie: van lead tot gewonnen deal, en van conceptfactuur tot betaling. Met een offertebouwer en een verkooppijplijn.
• Financiën: overzicht, prognose en cashflow, waarbij elk getal zijn bron noemt.
• Kennis: het Health AI Register met een eigen redactieproces en een maandelijkse nieuwsbrief, en een kennisbank voor consultants.

Elk proces kent zijn eigen rollen en stappen. Wat iemand ziet en mag doen, hangt aan zijn rol in díe zaak op dát moment, niet aan een functieprofiel. De bestaande systemen bleven: Gripp voor uren en projecten en Moneybird voor de boekhouding zijn als services gekoppeld, en CaseFlows haalt er de uren, projecten en cijfers uit op.

De AI-Coach is een leerprogramma waarin zorgprofessionals leren veilig en verstandig met AI te werken. Ze oefenen in gesprek met een coach, module voor module, en krijgen een certificaat als ze het programma hebben afgerond. Romion levert de coach aan ziekenhuizen en andere zorgorganisaties.

Het product is geen apart systeem met een eigen IT-project: de inhoud, de klanten en het beheer zitten in CaseFlows, en de deelnemers werken in een eigen webapp.

• Modules met versies. Een module kan worden verbeterd terwijl contracten lopen. Een gesprek dat al begonnen is, maakt de module af in de versie waarin het begon.
• Per rol een eigen coach. Een behandelaar oefent met andere situaties dan een organisator of een zorgmedewerker.
• Per klant gepersonaliseerd. Op de basistekst krijgt elke klantorganisatie eigen casuïstiek: voorbeelden uit de eigen praktijk, met de eigen functienamen. Een AI-assistent stelt de personalisatie voor; een medewerker van Romion beoordeelt en geeft vrij.
• In meerdere talen: Nederlands, Engels en Duits.

Meer over Fida: fidahealth.ai

Elke klantorganisatie heeft een contract, en dat contract is een case met fasen. Wie wat ziet, volgt de fase. De contractbeheerder bij de klant regelt de deelnemerslijst en ziet de voortgang van de eigen organisatie, en die van niemand anders.

CaseFlows publiceert per contract de inhoud naar de coach-app en bepaalt wie erin mag:

• Met een eenmalige code per mail, alleen verstuurd als het adres bij een lopend contract hoort.
• Op de deelnemerslijst, of op het e-maildomein: een klant kan deelnemers één voor één opgeven, of iedereen met een adres van de eigen organisatie toelaten tot de plaatsen vol zijn.
• Met een QR-code in een workshop: deelnemers scannen en zitten binnen een halve minuut in de coach.
• Vanuit het leerplatform van de klant, zodat de coach in de eigen leeromgeving opent.

Eind oktober 2026 liepen er twaalf contracten en waren er 176 deelnemers ingeschreven.