CaseFlows
Verander hoe je werkt, zo snel als je wereld verandert
Je organisatie staat nooit stil. Klanten, partners, technologie en omstandigheden veranderen voortdurend. Waarom zou je backoffice dan vastliggen?
CaseFlows organiseert het werk rond cases, niet rond applicaties. Je mensen, je partners en AI doen elk mee via een caserol met een duidelijke verantwoordelijkheid, en elke organisatie houdt de regie over haar eigen systemen en manier van werken.
Hoe het werk loopt, staat beschreven in open specificaties die CaseFlows direct uitvoert, bovenop de backoffice die je al hebt. En de mensen die het werk doen, helpen het te verbeteren.
Jij bepaalt wat je wilt bereiken, met wie je samenwerkt en hoe het werk georganiseerd is. Niet je software.
Jij bepaalt de koers. CaseFlows verbindt het werk.
Wat er om je heen verandert
De wereld waar je werk van afhangt, blijft in beweging.
Klantwensen
Klanten verwachten iets nieuws, iets snellers, iets anders.
Je omgeving
Regels, markten en partners verschuiven.
Technologie en taalmodellen
Er komen steeds betere en goedkopere modellen bij.
Leveranciers
Een leverancier verhoogt zijn prijzen, stopt of raakt achterop.
Met CaseFlows beweegt je manier van werken mee, zonder te wachten op je softwareleverancier.
Wat een organisatie wil
Samen is dat de autonomie van je organisatie.
Wendbaar.
Je kunt veranderen hoe je werkt.
Regie.
Jij bepaalt wat er verandert, en wie waarvoor verantwoordelijk is.
Onafhankelijk.
Je manier van werken staat in een specificatie die van jou is en die je kunt lezen; je past die aan zonder afhankelijk te zijn van een implementatiepartner. Vandaag voert alleen CaseFlows die uit; een tweede runtime is onze richting.
Wat je kunt veranderen
Pas elk deel van het werk los aan
- Aanvraag
- IntakeCollega
- AdviesPartner B
- Controle door de klantKlant
- BeoordelingMens + agentModel A
- AkkoordManager
- Resultaat
Probeer hieronder een schakelaar en kijk wie elke stap vervult.
Mensen
Geef werk aan een andere collega of een externe partij.
Als iemand afwezig is, of als er een specialist nodig is.
Wat verandert: wie de rol vervult. De caseflow blijft gelijk.
Organisaties
Voeg een partner toe, vervang er een, of laat er een weg.
Als een partner stopt, of er een betere langskomt.
Wat verandert: welke organisatie de rol vervult. De caseflow blijft gelijk.
AI
Laat een taak doen door een mens, een agent of beide.
Als een agent mensen routinewerk uit handen kan nemen.
Wat verandert: wie het werk in de rol doet. De rol en zijn grenzen blijven; als een agent helpt, blijft een mens verantwoordelijk.
Processen
Pas caseflows, verantwoordelijkheden en regels aan.
Als klanten om iets anders vragen.
Wat verandert: de caseflow zelf, als nieuwe versie. Lopende cases ronden af in hun eigen versie.
Technologie
Vervang een service, een model of een leverancier.
Als er een beter taalmodel of een betere leverancier komt.
Wat verandert: een service die de rol gebruikt. De rol en de caseflow blijven gelijk.
Elk onderdeel verandert los van de andere, zonder je backoffice opnieuw te bouwen.
De standen zijn voorbeelden. Probeer een schakelaar.Weten wanneer je verandert
Iedereen die ermee werkt, kan helpen het te verbeteren.
Iedereen die in een case werkt, ziet wat er niet klopt: een medewerker, een klant, een partner. Die zegt het op de plek waar het gebeurt, in eigen woorden. De CaseFlows-coach maakt er een wijzigingsvoorstel van, de proceseigenaar beslist, en een AI-code-assistent bouwt het in je eigen systeem.
Veranderen hoe je werkt wordt een gesprek, geen IT-project. De signalen vertellen je wanneer.
Een voorbeeld. Kies een wens:
Een medewerker, in de caseOnze klanten moeten dezelfde gegevens twee keer opgeven: één keer bij de intake, en nog een keer in de aanvraag.
CaseFlows-coachWelke gegevens zijn hetzelfde? En mag de aanvraag ze gewoon overnemen uit de intake?
De medewerkerNaam, adres en contractnummer. Ja, zolang de klant ze nog kan corrigeren.
Wijzigingsvoorstel
- Wat verandert
- De aanvraag neemt naam, adres en contractnummer over uit de intake. De klant kan ze nog corrigeren.
- Wie beslist
- De proceseigenaar.
- Gebouwd door
- Een AI-code-assistent, in je eigen systeem.
- Uitgeprobeerd in
- Een testcase, vanuit de kant van de klant.
Voor wie
Drie situaties waarin CaseFlows past
Een businessprobleem dat je backoffice niet oplost
Je CRM, ERP of planningssysteem doet waarvoor het is aangeschaft. Maar een nieuwe dienst, samenwerken met partners, AI inzetten op een stap in het proces, of een proces dat steeds verandert, past er niet in, of alleen via een kostbaar project. Bouw dat in CaseFlows, als laag bovenop wat je hebt: de caseflow organiseert het nieuwe werk, AI doet de stappen die je eraan overdraagt met de gegevens uit je eigen systemen, en je bestaande systemen blijven de gegevens en services leveren.
Vervang je backoffice niet. Bouw erbovenop.
Organisaties die hun mensen zelf willen laten verbeteren hoe ze werken
De mensen die zien waar een proces niet past, staan vaak ver af van de mensen die de software kunnen veranderen. In CaseFlows beschrijven vakexperts hun werk met een AI-coach, proberen ze een eerste versie uit in testcases en geven ze direct feedback.
De mensen die het werk kennen, krijgen invloed op de software waarmee ze dat werk doen.
Ecosystemen van zelfstandige organisaties
Cases houden zelden op bij de grens van één organisatie. Je accountant kan bijvoorbeeld een caserol vervullen in jouw proces. Stap je over naar een andere accountant, dan verandert alleen wie de rol vervult, niet jouw proces en ook niet dat van de accountant.
Werk samen aan dezelfde case zonder één organisatie te hoeven worden of je systemen samen te voegen.
Onafhankelijk en zelf aan het roer
Gehost in Europa. Welke AI je gebruikt, kies je zelf.
CaseFlows wordt gehost in Europa. En ook van ons word je niet afhankelijk: hoe je organisatie werkt, staat beschreven in open specificaties die je kunt lezen en meenemen. Je gebruikt je eigen AI-sleutel, en je kiest waar de intelligentie vandaan komt: een Europese aanbieder, of een model op je eigen infrastructuur. Jij bepaalt waar je gegevens naartoe gaan en waar het rekenwerk gebeurt.
- Gehost in Europa
- Open specificaties die je kunt lezen en meenemen
- Je eigen AI-sleutel
- Een Europese aanbieder of je eigen servers
Gedeeld, niet centraal
Geen centrale commandopost
Veranderen hoe je werkt is niet alleen iets voor het management. Medewerkers, klanten en partners hebben hun eigen ruimte om dingen te veranderen, binnen de verantwoordelijkheden en kaders die je samen afspreekt. Verantwoordelijkheid ligt zo dicht bij het werk als verantwoord kan.
Iedere betrokkene neemt verantwoordelijkheid, binnen afgesproken kaders.
Ontwerpprincipes
Wat het mogelijk maakt
Cases verbinden mensen, organisaties en AI.
Elk doet mee vanuit een caserol met een duidelijke verantwoordelijkheid. Wat je kunt zien en doen, hangt af van waar de case op dat moment staat.
Open specificaties maken je manier van werken van jou.
Hoe je werkt, staat beschreven in specs die je kunt lezen en meenemen, niet opgesloten in een product. En de specificatie wordt niet vertaald, maar uitgevoerd: je verandert het proces door de specificatie te veranderen, niet door de applicatie opnieuw te bouwen.
Open specificaties, meeneembare processen → · Van intentie naar een draaiend systeem →
Continue feedback houdt je organisatie in ontwikkeling.
Waar mensen in echte cases tegenaan lopen, stroomt terug in de volgende versie.
Samenwerken over organisaties heen
Werk samen. Blijf onafhankelijk.
De case blijft bij de eigenaar; elke organisatie ziet en doet alleen wat haar rol toestaat, en hoe ze haar deel doet, is haar eigen zaak.
Organisaties dragen verantwoordelijkheden over. Software koppelt meestal systemen.
Een voorbeeld: een aanvraag voor een omgevingsvergunning. Zoom in, niveau voor niveau.
De gedeelde case
Eén case verbindt iedereen die eraan werkt. De case blijft bij de eigenaar, de gemeente.
- FaseIngediend
- FaseVolledigheidstoets
- NuConstructieve toets
- Nieuw in versie 2Locatiebezoek
- FaseBesluit
- Aanvraagformulieraanvrager, gemeente
- Tekeningenalle drie de rollen
- Constructieberekeningenaanvrager, constructieve toets
- Toetsadviesconstructieve toets, gemeente
- Besluitgemeente
Rollen in deze case
De case verbindt ze. Geen centrale applicatie stuurt deze organisaties aan: elk werkt via haar rol aan haar eigen deel van dezelfde case.
Een caserol: constructieve toets
Een rol is een verantwoordelijkheid in deze case, geen inlog. Wat hij kan zien en doen, hangt af van de fase waarin de case staat.
In deze fase: constructieve toets
- ZietDe tekeningen en constructieberekeningen
- DoetSchrijft het toetsadvies, stelt de aanvrager een vraag in de case
- NietDe interne notities van de gemeente, of een andere case
Volgende fase: besluit
- ZietZijn eigen advies in de case
- DoetBeantwoordt vragen over het advies
- NietHet advies wijzigen: die fase is voorbij
De rol blijft; wie hem vervult, kan veranderen. De gemeente bepaalt de grenzen van wat deze rol mag zien en doen.
De organisatie die de rol vervult
De rol is de grens tussen de twee organisaties. Wat hij mag, hebben ze samen vastgelegd.
De afspraak, aan beide kanten vastgelegd
De gemeenteEen ingenieursbureauelk bewaart een eigen exemplaar
- ResultaatEen constructief toetsadvies, opgeleverd in de case
- TermijnDe tijd die beide kanten afspraken, lopend in deze fase
- KwaliteitDe criteria waaraan het advies moet voldoen
- GrenzenWat de rol mag zien en doen, binnen wat de gemeente toestaat
- BeëindigingOpzegging, en wat er gebeurt met cases die nog lopen
Alleen samen te wijzigen. Een nieuwe versie van de afspraak is een voorstel, geen opdracht. De gemeente spreekt het bureau aan; het bureau spreekt zijn eigen mensen aan.
Terug in eigen huis. De eigen constructeurs van de gemeente vervullen de rol. Er is geen afspraak tussen organisaties nodig; de rol, zijn grenzen en de case blijven zoals ze waren.
Probeer hieronder "Ander bureau" of "In eigen huis": de case en de rol blijven zoals ze zijn.
Achter de rol: hoe het bureau zijn deel doet
Hoe de rol wordt uitgevoerd, is de eigen zaak van het bureau: zijn mensen, zijn tools, zijn manier van werken.
gebruikt model A
Wat er binnen het bureau gebeurt, ziet de gemeente niet. Wat de rol mag, spreken ze samen af.
Drie verschillende veranderingen
Rolhouder, service en caseflow zijn drie verschillende dingen. Probeer ze alle drie en kijk wat er beweegt.
Wat verandert: kies hierboven een van de drie.
Staan een rol en de afspraak erover eenmaal, dan kun je de rol aan een ander bureau geven of terughalen in eigen huis: de case en de rol blijven gelijk. Uitbesteden wordt een besluit, geen herontwerp.
Verder dan één organisatie
Publieke infrastructuur om samen te werken.
We bouwen meer dan een product. Met e-mail kan iedereen met iedereen communiceren, ongeacht de aanbieder. CaseFlows doet hetzelfde voor samenwerken: elke organisatie kan via het internet werk en verantwoordelijkheid overdragen aan elke andere, als caserollen, zonder hun systemen samen te voegen.
Drie dingen maken dat mogelijk, en ze zijn niet hetzelfde. Open specificaties zijn de gedeelde taal waarin een manier van werken wordt vastgelegd. Een commons is de plek waar organisaties die hun gedeelde manier van werken samen willen besturen, die specs en regels samen vaststellen. Het netwerk bestaat uit de organisaties, platforms en dienstverleners die ermee werken.
Een commons is een gedeelde omgeving waarin de deelnemers hun eigen regels stellen, hun eigen caseflows ontwikkelen en bepalen hoe verantwoordelijkheden worden verdeeld. Elke organisatie volgt die specs op haar eigen systeem, en elke aanbieder die ze volgt, kan aansluiten.
Naarmate het netwerk groeit, zou het meer moeten opleveren dan verbindingen. Organisaties zouden moeten kunnen voortbouwen op wat anderen hebben gebouwd en leren van elkaars ervaring, terwijl ze hun onafhankelijkheid houden.
Onafhankelijk waar je dat wilt. Samen waar het zinvol is.
Waar we staan
Private beta, met ruimte voor enkelen.
CaseFlows is in private beta, en onze eerste klant is live: die werkt elke dag in CaseFlows, in productie. We werken met een kleine groep eerste klanten en hebben beperkt ruimte voor nieuwe.
Wie we zoeken
Pilotklanten met één proces dat pijn doet.
Voor onze pilots zoeken we organisaties met één proces dat hun systemen moeilijk te veranderen maken: het overzicht dat in een spreadsheet leeft, de goedkeuring die altijd blijft hangen, de informatie die in vier systemen staat en in geen ervan klopt.
Je begint met dat ene proces, bovenop de systemen die je al hebt. Je backoffice blijft doen waar hij goed in is; de nieuwe manier van werken wordt erbovenop gebouwd, en jij bepaalt wanneer die live gaat. Loopt het proces door naar een partner, zoals een leverancier, een laboratorium of je accountant? Dan kan die partner meedoen via een caserol, en dat kost hem niets.
Een goede pilot heeft
- Eén proces waar mensen elke week omheen werken
- Iemand aan jouw kant die eigenaar is van de manier van werken
- Toegang tot de systemen die dat proces raakt